Oprechte deelneming: wanneer een collega overlijdt
Nov 2006 Gepubliceerd in U&UWV
Artikel genomineerd voor de Zilveren Veer Bedrijfsjournalistiek 2007.
Het overlijden van een collega kan diep ingrijpen in het leven en werken van een kantoor of op de afdeling. In dergelijke situaties zijn er geen vaste regels hoe daar mee om te gaan. Belangrijk is te doen wat je hart je ingeeft.
Harry Rouw (57) was reïntegratiespecialist bij UWV Meppel. Een rustige Groninger, die in oktober 2005 werd overgeplaatst vanuit Winschoten en het direct naar zijn zin had bij de kleine vestiging. Het klikte uitstekend met de drie andere specialisten in het team. Harry had in het verleden wat problemen gehad met zijn hart, maar dat leek allemaal weer goed te gaan. Hij lette op zijn gezondheid, leefde gematigd qua eten en drinken, rookte niet. Harry’s overlijden op zondag 6 augustus 2006 kwam dan ook als een hele akelige verrassing. Tijdens het mountainbiken met een groep andere sporters is hoogstwaarschijnlijk een ader rond zijn hart geknapt. Hij viel van zijn fiets en was niet meer te reanimeren.
Regiomanager Jaap van de Gevel kreeg op diezelfde avond een telefoontje van een van zijn stafmedewerkers uit Groningen, die via via had vernomen dat Harry Rouw was overleden. Jaap belde vervolgens een aantal collega’s om ze te infomeren en zette de zoektocht in gang naar Harry’s nabestaanden, twee dochters en een zoon. Op maandagmorgen was hij om zeven uur ’s ochtends in het kantoor in Emmen om de collega’s van Harry het slechte nieuws te brengen. “Ik wil het altijd zelf vertellen,” zegt hij rustig. “Dat doe ik bewust. Het overlijden van een collega grijpt in, zeker in een kleine werkgemeenschap Ik heb bijvoorbeeld al twintig jaar met dezelfde secretaresse, we zien elkaar acht uur per dag. Als iemand dan wegvalt – je leeft zo onlosmakelijk met elkaar.”
Er is een UWV-protocol dat vrij zakelijk weergeeft wat te doen in het geval een collega overlijdt, zoals familie benaderen, collega’s informeren, advertentie opstellen. “Wat ik zelf altijd heel naar vind is dat er direct een bericht naar P&O moet om het salaris stop te zetten,” zegt Jaap van de Gevel. “Dat wordt dan allemaal omgezet naar uitkeringen en dergelijke, maar het moet wel gebeuren.” Maar buiten de formaliteiten om is er geen vaste manier van handelen omdat geen enkel overlijden hetzelfde is. “Het is altijd maatwerk. Je vangt medewerkers op en daarna ga je de formele dingen doen zoals contact zoeken met de familie en vragen wat zij willen. Ik leg de overlijdensadvertentie aan hen voor, net als het stuk dat op intranet wordt gezet over de persoon. Ze moeten hun vader of echtgenote wel herkennen in wat ik schrijf. Nee, ik heb niets kant en klaar in de la liggen. En soms wil de familie helemaal geen contact met ons en dan respecteren wij dat ook.”
Huisbezoek
Jaap kreeg in de loop van de maandag contact met Raymond Alberts (29), de man van Harry’s jongste dochter Nicolien (21). “Ik kon die avond gelijk terecht voor een afspraak bij hen thuis. Ik ga bij de familie langs omdat ik wil weten wat UWV voor hen kan doen. Hoe vaak ik het ook gedaan heb, ik sta daar dan met knikkende knieën voor de deur, want wat tref je aan? Die vader is overleden en die twee meiden hebben levenslang de zorg over hun gehandicapte broer. Maar ik kwam binnen bij een heel gezelschap en alles was geregeld. Harry lag al thuis opgebaard.”
Raymond en Nicolien vonden het heel prettig om contact te hebben met de collega’s van hun (schoon)vader. “Mijn vader praatte nooit over zijn werk,” zegt Nicolien, “Dan zei hij ‘Ja, werken is werk’ en meer niet. Soms liet hij wel wat los, maar niet veel. Ik kende zijn collega’s niet, maar ik ken ze nu allemaal!” Het bezoek van Jaap van de Gevel vonden ze heel prettig. “Hij was het contact met UWV. Hij was heel direct, vol medeleven en bood aan alle zaken te regelen rondom personeelszaken en financiën op kosten van het UWV. Nu kunnen wij dat allemaal zelf, maar je kan je voorstellen hoe fijn dat is voor iemand die dat wel nodig heeft.” Op de drukbezochte begrafenis werd een hele grote tafel bezet door UWV’ers. “Het waren er wel vijftig,” zegt Nicolien met trots. “Het is leuk om van mensen te horen, niet alleen voor ons, maar ook voor mijn vader. Als je niks hoort vraag je je toch af of mensen het dan niet erg vinden dat hij is overleden. Was hij dan niet geliefd?”
Lege kast
Bert Pouwels deelde een kantoor met Harry. Twee bureaus staan tegenover elkaar in een kleine ruimte waar nog net twee archiefkasten bij passen. Het lege bureau wordt nu af en toe gevuld door tijdelijke hulp uit het kantoor Groningen. Bert zegt: “Er komt een nieuwe collega en die is op voorhand al welkom. Maar d’r komt geen nieuwe Harry bij.” De twee Groningers in het Drentse klikten indertijd gelijk. “Het was direct dialect voor en na. Harry was een makkelijke man, heel sociaal en heel betrokken. “
Bert was aan de eerste dag van zijn laatste week vakantieweek bezig toen hij het nieuws kreeg. “Ik zat achter mijn eerste bak koffie van de dag te bedenken wat ik zou gaan doen, toen mijn collega Joke Kiers belde. Ze was ’s morgens op kantoor gekomen en had daar Jaap van de Gevel getroffen met het bericht dat Harry was overleden. Het was zo onwezenlijk. ‘Ach kom op,’ zei ik, ‘we hadden afscheid genomen voor mijn vakantie en zouden elkaar over zeven weken weer zien!’ Onwerkelijk gewoon. Ik zei tegen mijn vrouw: ‘Laten we maar even wat anders gaan doen’. Onderweg naar de Gamma ging mijn mobiel. Harry en ik hadden elkaars privé-nummer, voor het geval er wat was. Het was zijn schoonzoon Raymond. Ik zei hem dat ik het al wist.”
Op woensdagmiddag ging hij langs bij Harry thuis. “Ik zag hem in de kist liggen en dat energieke was weg. Maar dat was niet het moment waarop het feit van zijn overlijden inzonk. De hele week bleef onwezenlijk.” Het werd echt toen zijn kast op kantoor leeggemaakt moest worden en de dossiers onder collega’s moesten worden verdeeld. Bert opent de archiefkast, waar alleen een zielig stapeltje snelhechters in ligt. Hij wijst op de handgeschreven stikkertjes op de lege planken: “Die zijn van Harry.” Hij doet de deuren weer dicht. “Echokast,” zegt hij.
Begrafenis
De begrafenis was op donderdag en die middag ging kantoor Emmen dicht en de vlag halfstok. Joke deed het woord namens de collega’s. “We dachten met zijn vieren toch hetzelfde over dingen, dus dat kon prima.” De nuchtere Groninger kijkt even weg. “Tijdens de begrafenis heb ik het behoorlijk te kwaad gehad. Harry en ik hadden heel intensief gewerkt samen, ook al was het maar sinds vorig jaar oktober. We hadden dezelfde denkwijze en visie. We zitten op dezelfde lijn en werkten op dezelfde manier.” Bert lijkt niet door te hebben dat hij af en toe in de tegenwoordige tijd vervalt. “Hij wilde niet een te groot kantoor, wilde korte lijnen. Je gaat in dit werk heel intensief met mensen om, met collega’s en klanten. Je bent van elkaar afhankelijk. Je neemt werk over, je staat bokje voor elkaar bij onverwachte dingen. We wisselden ervaringen uit, je hoort natuurlijk heel veel in dit werk. Niet alles grijpt je meer aan, maar soms is het best lastig zakelijk te blijven. Dat kon je bij elkaar kwijt.”
Bert praat met rustige stem en heeft rond zijn mond de glimlach van mensen die denken aan iemand die ze vroeger graag kenden. “Ik kom nog steeds dingen van hem tegen. Ook van klanten. ‘Ach ik had meneer Rouw verwacht’, zeggen ze dan. En dan moet ik zeggen ‘Nee....’. Dat helpt ook met verwerken hoor, dat je het steeds moet vertellen.”
Kaarsjes
De dag na de begrafenis hebben Nicolien en Raymond de persoonlijke dingen van Harry opgehaald op kantoor. “We wilden zien waar hij werkte. Zijn collega’s waren een raadsel en dan is het heel leuk als ze je zo hartelijk ontvangen.”
Het kantoortje van Bert en Harry was de hele week donker gehouden, op zijn bureau stonden kaarsen en bloemen. De rouwadvertentie was op het beeldscherm geplakt. Collega’s konden binnen lopen en even rustig gaan zitten met hun eigen gedachten. “Dat was niet georganiseerd,” zegt Bert, “dat soort dingen borrelen spontaan op. Rouwverwerking is niet iets van verplicht in een kring bij elkaar zitten en over de overledene praten. Maar het is wel belangrijk dat je iemands naam blijft noemen. Veel erover praten, dan slijt het directe emotionele. Nu gaat iedereen daar natuurlijk anders mee om. Ik ben wat stiller en ingetogener, anderen zijn weer wat drukker, maar het gaat erom dat je het blijft benoemen. We hadden laatst een etentje voor een 25-jarig jubileum van een collega en dan zeg je na afloop tegen elkaar: ‘En tóch miste er een.’”
Afsluiting
In november gaan Bert en Joke nog een keer langs bij Nicolien en Raymond met een boekje dat de collega’s van Meppel hebben gemaakt met herinneringen aan Harry Rouw. “Dat wilden ze graag komen brengen,” zegt Nicolien. “Drie maanden na het overlijden van mijn vader is er nog steeds contact en laatst kregen we foto’s toegestuurd van zijn eerste personeelsfeestje in Meppel. En zijn laatste, naar bleek.” Ze is even stil en zegt dan: “Mensen doen het niet omdat het moet, maar omdat ze het willen en daar zijn wij heel blij mee.”
Laatste indruk
In een grote organisatie komen sterfgevallen helaas veel vaker voor. Hoe je te gedragen? Jaap van de Geval vat het treffend samen: “Ze zeggen dat je een eerste indruk nooit opnieuw kunt maken, maar dat geldt ook voor de laatste. Als wij als leidinggevenden kunnen laten zien dat wij met respect afscheid nemen van onze medewerkers, dan geeft dat vertrouwen naar alle medewerkers. UWV is een speelbal geweest van maatschappij en politiek en het is belangrijk dat wij als collega’s respectvol met elkaar omgaan. Of het nu om pensioen gaat of ontslag of overlijden, mijn wens is om mensen tevreden de deur uit te laten gaan en het liefst levend. Afscheid moet je vieren, zeg ik altijd. Het is nooit routine.”
Eind oktober overleed een collega overleed na een ziekbed van twee jaar. “De man had met prepensioen zullen gaan en ik heb op die dag aan zijn bed de brief voorgelezen die hij anders op zijn afscheidsfeestje had gekregen. Het was een dubbel afscheid en dat wisten we beiden. Ik heb dat ook benoemd. Het was heel emotioneel, maar ook heel goed.” Jaap ziet de rol van de leidinggevende vooral als iemand die het proces begeleidt. “Luister naar wat mensen willen. Ook al had de overledene niks met zijn omgeving, dan nog moet je het op een fatsoenlijke manier afronden. Binnen de organisatie is veel verantwoordelijkheidsgevoel en er wordt toch altijd wat gedaan. En als niemand wil, dan is het jouw rol als manager om dat over te nemen naar de nabestaanden, om de positie als vertegenwoordiger van UWV in te vullen. Daar is geen recept voor, alles is maatwerk.” Jaap van de Gevel is niet bang voor de emoties van andere mensen. “Dit hoort bij mijn werk, bij mijn verantwoordelijkheden als leidinggevende. Dat betekent niet dat het me niets doet: het verdriet van de mensen die achterblijven raakt me.”
Het overlijden van een collega kan diep ingrijpen in het leven en werken van een kantoor of op de afdeling. In dergelijke situaties zijn er geen vaste regels hoe daar mee om te gaan. Belangrijk is te doen wat je hart je ingeeft.
Harry Rouw (57) was reïntegratiespecialist bij UWV Meppel. Een rustige Groninger, die in oktober 2005 werd overgeplaatst vanuit Winschoten en het direct naar zijn zin had bij de kleine vestiging. Het klikte uitstekend met de drie andere specialisten in het team. Harry had in het verleden wat problemen gehad met zijn hart, maar dat leek allemaal weer goed te gaan. Hij lette op zijn gezondheid, leefde gematigd qua eten en drinken, rookte niet. Harry’s overlijden op zondag 6 augustus 2006 kwam dan ook als een hele akelige verrassing. Tijdens het mountainbiken met een groep andere sporters is hoogstwaarschijnlijk een ader rond zijn hart geknapt. Hij viel van zijn fiets en was niet meer te reanimeren.
Regiomanager Jaap van de Gevel kreeg op diezelfde avond een telefoontje van een van zijn stafmedewerkers uit Groningen, die via via had vernomen dat Harry Rouw was overleden. Jaap belde vervolgens een aantal collega’s om ze te infomeren en zette de zoektocht in gang naar Harry’s nabestaanden, twee dochters en een zoon. Op maandagmorgen was hij om zeven uur ’s ochtends in het kantoor in Emmen om de collega’s van Harry het slechte nieuws te brengen. “Ik wil het altijd zelf vertellen,” zegt hij rustig. “Dat doe ik bewust. Het overlijden van een collega grijpt in, zeker in een kleine werkgemeenschap Ik heb bijvoorbeeld al twintig jaar met dezelfde secretaresse, we zien elkaar acht uur per dag. Als iemand dan wegvalt – je leeft zo onlosmakelijk met elkaar.”
Er is een UWV-protocol dat vrij zakelijk weergeeft wat te doen in het geval een collega overlijdt, zoals familie benaderen, collega’s informeren, advertentie opstellen. “Wat ik zelf altijd heel naar vind is dat er direct een bericht naar P&O moet om het salaris stop te zetten,” zegt Jaap van de Gevel. “Dat wordt dan allemaal omgezet naar uitkeringen en dergelijke, maar het moet wel gebeuren.” Maar buiten de formaliteiten om is er geen vaste manier van handelen omdat geen enkel overlijden hetzelfde is. “Het is altijd maatwerk. Je vangt medewerkers op en daarna ga je de formele dingen doen zoals contact zoeken met de familie en vragen wat zij willen. Ik leg de overlijdensadvertentie aan hen voor, net als het stuk dat op intranet wordt gezet over de persoon. Ze moeten hun vader of echtgenote wel herkennen in wat ik schrijf. Nee, ik heb niets kant en klaar in de la liggen. En soms wil de familie helemaal geen contact met ons en dan respecteren wij dat ook.”
Huisbezoek
Jaap kreeg in de loop van de maandag contact met Raymond Alberts (29), de man van Harry’s jongste dochter Nicolien (21). “Ik kon die avond gelijk terecht voor een afspraak bij hen thuis. Ik ga bij de familie langs omdat ik wil weten wat UWV voor hen kan doen. Hoe vaak ik het ook gedaan heb, ik sta daar dan met knikkende knieën voor de deur, want wat tref je aan? Die vader is overleden en die twee meiden hebben levenslang de zorg over hun gehandicapte broer. Maar ik kwam binnen bij een heel gezelschap en alles was geregeld. Harry lag al thuis opgebaard.”
Raymond en Nicolien vonden het heel prettig om contact te hebben met de collega’s van hun (schoon)vader. “Mijn vader praatte nooit over zijn werk,” zegt Nicolien, “Dan zei hij ‘Ja, werken is werk’ en meer niet. Soms liet hij wel wat los, maar niet veel. Ik kende zijn collega’s niet, maar ik ken ze nu allemaal!” Het bezoek van Jaap van de Gevel vonden ze heel prettig. “Hij was het contact met UWV. Hij was heel direct, vol medeleven en bood aan alle zaken te regelen rondom personeelszaken en financiën op kosten van het UWV. Nu kunnen wij dat allemaal zelf, maar je kan je voorstellen hoe fijn dat is voor iemand die dat wel nodig heeft.” Op de drukbezochte begrafenis werd een hele grote tafel bezet door UWV’ers. “Het waren er wel vijftig,” zegt Nicolien met trots. “Het is leuk om van mensen te horen, niet alleen voor ons, maar ook voor mijn vader. Als je niks hoort vraag je je toch af of mensen het dan niet erg vinden dat hij is overleden. Was hij dan niet geliefd?”
Lege kast
Bert Pouwels deelde een kantoor met Harry. Twee bureaus staan tegenover elkaar in een kleine ruimte waar nog net twee archiefkasten bij passen. Het lege bureau wordt nu af en toe gevuld door tijdelijke hulp uit het kantoor Groningen. Bert zegt: “Er komt een nieuwe collega en die is op voorhand al welkom. Maar d’r komt geen nieuwe Harry bij.” De twee Groningers in het Drentse klikten indertijd gelijk. “Het was direct dialect voor en na. Harry was een makkelijke man, heel sociaal en heel betrokken. “
Bert was aan de eerste dag van zijn laatste week vakantieweek bezig toen hij het nieuws kreeg. “Ik zat achter mijn eerste bak koffie van de dag te bedenken wat ik zou gaan doen, toen mijn collega Joke Kiers belde. Ze was ’s morgens op kantoor gekomen en had daar Jaap van de Gevel getroffen met het bericht dat Harry was overleden. Het was zo onwezenlijk. ‘Ach kom op,’ zei ik, ‘we hadden afscheid genomen voor mijn vakantie en zouden elkaar over zeven weken weer zien!’ Onwerkelijk gewoon. Ik zei tegen mijn vrouw: ‘Laten we maar even wat anders gaan doen’. Onderweg naar de Gamma ging mijn mobiel. Harry en ik hadden elkaars privé-nummer, voor het geval er wat was. Het was zijn schoonzoon Raymond. Ik zei hem dat ik het al wist.”
Op woensdagmiddag ging hij langs bij Harry thuis. “Ik zag hem in de kist liggen en dat energieke was weg. Maar dat was niet het moment waarop het feit van zijn overlijden inzonk. De hele week bleef onwezenlijk.” Het werd echt toen zijn kast op kantoor leeggemaakt moest worden en de dossiers onder collega’s moesten worden verdeeld. Bert opent de archiefkast, waar alleen een zielig stapeltje snelhechters in ligt. Hij wijst op de handgeschreven stikkertjes op de lege planken: “Die zijn van Harry.” Hij doet de deuren weer dicht. “Echokast,” zegt hij.
Begrafenis
De begrafenis was op donderdag en die middag ging kantoor Emmen dicht en de vlag halfstok. Joke deed het woord namens de collega’s. “We dachten met zijn vieren toch hetzelfde over dingen, dus dat kon prima.” De nuchtere Groninger kijkt even weg. “Tijdens de begrafenis heb ik het behoorlijk te kwaad gehad. Harry en ik hadden heel intensief gewerkt samen, ook al was het maar sinds vorig jaar oktober. We hadden dezelfde denkwijze en visie. We zitten op dezelfde lijn en werkten op dezelfde manier.” Bert lijkt niet door te hebben dat hij af en toe in de tegenwoordige tijd vervalt. “Hij wilde niet een te groot kantoor, wilde korte lijnen. Je gaat in dit werk heel intensief met mensen om, met collega’s en klanten. Je bent van elkaar afhankelijk. Je neemt werk over, je staat bokje voor elkaar bij onverwachte dingen. We wisselden ervaringen uit, je hoort natuurlijk heel veel in dit werk. Niet alles grijpt je meer aan, maar soms is het best lastig zakelijk te blijven. Dat kon je bij elkaar kwijt.”
Bert praat met rustige stem en heeft rond zijn mond de glimlach van mensen die denken aan iemand die ze vroeger graag kenden. “Ik kom nog steeds dingen van hem tegen. Ook van klanten. ‘Ach ik had meneer Rouw verwacht’, zeggen ze dan. En dan moet ik zeggen ‘Nee....’. Dat helpt ook met verwerken hoor, dat je het steeds moet vertellen.”
Kaarsjes
De dag na de begrafenis hebben Nicolien en Raymond de persoonlijke dingen van Harry opgehaald op kantoor. “We wilden zien waar hij werkte. Zijn collega’s waren een raadsel en dan is het heel leuk als ze je zo hartelijk ontvangen.”
Het kantoortje van Bert en Harry was de hele week donker gehouden, op zijn bureau stonden kaarsen en bloemen. De rouwadvertentie was op het beeldscherm geplakt. Collega’s konden binnen lopen en even rustig gaan zitten met hun eigen gedachten. “Dat was niet georganiseerd,” zegt Bert, “dat soort dingen borrelen spontaan op. Rouwverwerking is niet iets van verplicht in een kring bij elkaar zitten en over de overledene praten. Maar het is wel belangrijk dat je iemands naam blijft noemen. Veel erover praten, dan slijt het directe emotionele. Nu gaat iedereen daar natuurlijk anders mee om. Ik ben wat stiller en ingetogener, anderen zijn weer wat drukker, maar het gaat erom dat je het blijft benoemen. We hadden laatst een etentje voor een 25-jarig jubileum van een collega en dan zeg je na afloop tegen elkaar: ‘En tóch miste er een.’”
Afsluiting
In november gaan Bert en Joke nog een keer langs bij Nicolien en Raymond met een boekje dat de collega’s van Meppel hebben gemaakt met herinneringen aan Harry Rouw. “Dat wilden ze graag komen brengen,” zegt Nicolien. “Drie maanden na het overlijden van mijn vader is er nog steeds contact en laatst kregen we foto’s toegestuurd van zijn eerste personeelsfeestje in Meppel. En zijn laatste, naar bleek.” Ze is even stil en zegt dan: “Mensen doen het niet omdat het moet, maar omdat ze het willen en daar zijn wij heel blij mee.”
Laatste indruk
In een grote organisatie komen sterfgevallen helaas veel vaker voor. Hoe je te gedragen? Jaap van de Geval vat het treffend samen: “Ze zeggen dat je een eerste indruk nooit opnieuw kunt maken, maar dat geldt ook voor de laatste. Als wij als leidinggevenden kunnen laten zien dat wij met respect afscheid nemen van onze medewerkers, dan geeft dat vertrouwen naar alle medewerkers. UWV is een speelbal geweest van maatschappij en politiek en het is belangrijk dat wij als collega’s respectvol met elkaar omgaan. Of het nu om pensioen gaat of ontslag of overlijden, mijn wens is om mensen tevreden de deur uit te laten gaan en het liefst levend. Afscheid moet je vieren, zeg ik altijd. Het is nooit routine.”
Eind oktober overleed een collega overleed na een ziekbed van twee jaar. “De man had met prepensioen zullen gaan en ik heb op die dag aan zijn bed de brief voorgelezen die hij anders op zijn afscheidsfeestje had gekregen. Het was een dubbel afscheid en dat wisten we beiden. Ik heb dat ook benoemd. Het was heel emotioneel, maar ook heel goed.” Jaap ziet de rol van de leidinggevende vooral als iemand die het proces begeleidt. “Luister naar wat mensen willen. Ook al had de overledene niks met zijn omgeving, dan nog moet je het op een fatsoenlijke manier afronden. Binnen de organisatie is veel verantwoordelijkheidsgevoel en er wordt toch altijd wat gedaan. En als niemand wil, dan is het jouw rol als manager om dat over te nemen naar de nabestaanden, om de positie als vertegenwoordiger van UWV in te vullen. Daar is geen recept voor, alles is maatwerk.” Jaap van de Gevel is niet bang voor de emoties van andere mensen. “Dit hoort bij mijn werk, bij mijn verantwoordelijkheden als leidinggevende. Dat betekent niet dat het me niets doet: het verdriet van de mensen die achterblijven raakt me.”